RÓLUNK MEGOLDÁSOK REFERENCIÁK KAPCSOLAT  
Kik vagyunk
Fejlesztési alapelveink
Ahogy dolgozunk
Kanoa brandek
Munkatársaink
Partnereink
Vezetésfejlesztés
Kompetenciafejlesztés
Csapatfejlesztés
Értékesítés fejlesztés
Coaching
Speciális programok
Ügyfeleink
Sikertörténetek
Ajánlások
Miért a Kanoa?
Felelõsség (CSR)
Leadership Club
Elérhetõségek
Oktatási helyszín
Etikai kódex
Akkreditáció
Impresszum
Állás

Hatékony értekezletek

A legtöbb vállalatnál dolgozók munkaidejük jelentõs részét töltik értekezleteken, mára egyfajta meeting turizmus alakult ki, ami koránt sem azonos a hatékonysággal. Egy munkatárs meetingen töltött ideje rengeteg pénzbe kerül, ezért egyáltalán nem mindegy, hogy milyen gyakran és milyen színvonalú értekezleteket tartunk.
A gyakori telefonhívások, személyes egyeztetések, értekezletek kíméletlenül felemésztik a vállalatok egyik legértékesebb kincsét, a munkatársak munkaidejét. Sokszor mégsem cserélõdnek ki fontos információk a munkatársak, munkacsoportok között, ami hátráltatja a döntéshozatalt, visszafogja a versenyképességet.
A munkatársak együttmûködésének hatékonysága látványosan növelhetõ az információmegosztást elõsegítõ korszerû vezetõi módszerek és támogató infokommunikációs rendszerek következetes alkalmazásával. Minél többen vesznek részt egy találkozón, annál nagyobb felelõsség hárul a szervezõre, aki a megbeszélés idejére valamennyi résztvevõ munkaidejével gazdálkodik. A költségeket a résztvevõk számán túl az érintettek fizikai távolsága is befolyásolhatja (utazás).
Tipikus jelenség, hogy a résztvevõk késnek, ki-be rohangálnak a mobiltelefonjaikkal, laptopjukon dolgoznak, nem vonódnak be, nem nyílnak meg, szétszórtak, türelmetlenek,.vagy nem fogadják el a vezetõ tekintélyét.
Néhány kérdés, amit érdemes feltenni értekezleteinkkel kapcsolatban, ha tudni szeretnénk, mennyire hatékonyak. Mennyire vagyunk felkészülve egy-egy értekezletre? Van-e elõzetesen információnk a célról, a napirendrõl, a témákról? Tudjuk-e, hogy mi miért vagyunk jelen, mi a mi szerepünk? Mennyire parttalanok a viták, vagy mennyire tartjuk be az idõhatárokat? Tudunk-e a témánál maradni, vagy a meetingek valós tartalma jelentõsen eltér a meghívóban foglaltaktól? Mennyire érezzük jól magunkat? Ismerjük-e a kommunikációs szabályokat, tudjuk-e hogy mit szabad és mit nem egy értekezleten?

A megbeszélések folyamata

A hatékony értekezlet alapja az alapos felkészülés. Fontos meghatározni az értekezlet célját, a témákat és a résztvevõk körét. Ezután küldjük ki a meghívókat, amelyben a felkészülési feladatok is megtalálhatóak. Fokozhatjuk a meetingen az aktivitást, ha konkrét felkészülési feladatot adunk a résztvevõknek. Ezután ki kell dolgoznunk, hogy a meeting célját milyen módszertannal kívánjuk elérni (pl. milyen kérdéseket teszünk fel, milyen módszerrel gyûjtjük össze az ötleteket, mi lesz a megszólalások rendje, milyen ellenállásokra, érdekkülönbségekre lehet számítani, stb.), biztosítanunk kell a szükséges eszközöket (flipchart, tollak, moderációs kártyák, kiosztandó anyagok, étel, ital, stb.), és be kell rendezni a helyszínt.

A köszöntés után az értekezleten elõször a célt, napirendet és a szabályokat ismertetjük, majd az elvárásokat próbáljuk feltárni és közös nevezõre hozni. Ezután a témák, hozzászólások, döntések, akciók, felelõsök és határidõk következnek. A megbeszélés után összegezzük az elhangzottakat, és a jegyzõkönyvet / dokumentációt elküldjük minden résztvevõnek. Az értekezletek klasszikus szereplõi az elnök (vezetõ, aki a meetinget összehívta), a moderátor (aki az értekezletet levezeti és a folyamatért felel), a jegyzõkönyvvezetõ (aki rögzíti az elhangzottakat) és a témaelõadók (szakértõk). Az ideális megbeszélésen a négy szerepet más-más ember tölti be. Szinte lehetetlen ugyanis egyszerre pl. szakértõként vagy moderátorként megnyilatkozni, és a résztvevõk számára sem világos, hogy most éppen milyen szerepbõl szólalunk meg.
Az értekezleteken gyakran születik döntés, amelyet négyféle módon hozhatunk meg. Az egyéni döntés alkalmával a vezetõ dönt, amit a résztvevõk tudomásul vesznek. A konzultatív döntés olyan vezetõi döntés, melynél a vezetõ figyelembe veszi szakértõk véleményét és iránymutatását. A konszenzusos döntésnél mindenki azonosul a döntés kimenetével, tehát mindenki jól jár. Hátránya, hogy általában nagyon idõigényes folyamat, szemben a demokratikus döntéssel, ahol a többség akarata számít. A két utóbbinál a felelõsségvállalás is közös, az elõbbieknél pedig a felelõsség egyedül a vezetõé. Az elõbbiek közül - a közvélekedéssel ellentétben - a demokratikus döntési forma a legkevésbé hatékony.
Fontos, hogy az értekezleteket témájuk szerint is csoportosítsuk, és elkülönülten kezeljük az eltérõ típusú megbeszéléseket. Léteznek projekt értekezletek, ahol ideálisan az adott megbizatáshoz szükséges szakértõk vannak jelen, akik megvitatnak egy témát, döntéseket készítenek elõ, vagy terveket készítenek. Vannak rendszeres megbeszélések, ahol a szervezeti hierarchia minden szintje képviseli magát, itt cserélnek információt, értékelnek teljesítményeket, vagy hoznak döntéseket. Lényeges, hogy a két típust nem mossuk össze.
A vizuális megjelenítés az értekezlet vezetõjének nélkülözhetetlen segédeszköze, hiszen egy új érzékszervünket kapcsolja be a kommunikációba, ami a figyelem szintjének és az információ-feldolgozás hatékonyságának jelentõs emelkedésével jár. Nagy elõnye még, hogy az értekezleten történtek mindenki számára követhetõvé válnak, és az információk félreérthetõsége is csökken. Ezért mindenképpen használjunk legalább egy táblát, ahová a résztvevõi gondolatok, ötletek felkerülnek.

Nehéz résztvevõk

Álljon itt néhány tipikus bajkeverõ, aki megnehezíti az értekezlet vezetõ feladatát. Vannak beszédes kedvû résztvevõk, akik magamutogatással, szakmai kompetenciájuk bizonygatásával próbálják dominálni az értekezletet. Azért nehéz a helyzetünk velük kapcsolatban, mert amit mondanak, az szakmailag megállja a helyét, csak éppen a többi résztvevõvel szemben aránytalan idõt és figyelmet igényelnek, és nem az értekezlet célja lebeg a szemük elõtt, hanem önmaguk elfogadtatása. Ilyenkor jelezzük, hogy fontos amit mond, és legalább ilyen fontos az is, hogy a többiek véleményét is megismerjük. Vagy mondhatjuk azt is, hogy egy percben maximálunk minden hozzászólást, ennyibe bele kell férnie a lényegnek.
Az agresszív, vagy támadó típus nyíltan szembeszáll a véleményekkel, személyeskedõ és tiszteletlen. Õt határozottan figyelmeztetni kell, hogy üzenetét kulturált formában, munkahelyhez méltó formában adja át, mert az értekezlet hangulatát rombolja. Ha rejtett ellenállást sejtünk a másik féllel szemben, akkor kérjük meg, hogy beszéljen tisztán, és ne a stílussal üzenjen.
A csendes típus alig szól, véleményét - ha van is - inkább megtartja magának. Õt bátorítanunk kell, és a figyelmet idõrõl-dõre rá kell irányítanunk. "Eddig kevesebbet szóltál, fontos lenne, hogy most a te véleményedet is megismerhessük." Vannak, akik minden pozitív megnyilatkozást elleneznek, "Ez úgy sem sikerül, lehetetlen, kizárt." Az ilyen embertõl hatásos megkérdezni, hogy most azt is mondja el, hogy szerinte mi az, ami mûködni fog. Fontos, hogy az értekezlet vezetõje ügyeljen az egyenlõ arányú megszólalásokra, és hogy mindig az egész csoport érdekét nézze egy-egy megszólalásnál. Értekezletet akkor hívjunk össze, ha ez a legjobb fórum arra, hogy egy célunkat elérjük, ellenkezõ esetben csak felesleges költség és idõ jár vele.

Vezetõi tudástár>>


Magyar
English
Cesky
Bulgarian
Romana
Polski
Ukranian
Serbian
Slovakian


ÚJ ÜZLETI TRENDEK
TÁRSADALMI FELELÕSSÉGVÁLLALÁS
KANOA ÉRTÉKEK
NYÍLT TRÉNINGEK
LETÖLTHETŐ DOKUMENTUMOK



Coaching és
Lelki Egészség Központ





Munkavállalói
Támogató Programok


KANOA GROUP


Telefon: (+36 1) 303 4961
1027 Budapest,
Varsányi I. u. 15.
info@kanoagroup.com




 
TRAINING
Coaching
Workshop moderáció
Tréningek
On the job
Company day
Készségfejlesztés
Prezentációtechnika
Idõgazdálkodás
Vezetõi tréningek
Projekt menedzsment
Asszertív kommunikáció
Csapatépítés
Értékesítés
Változásmenedzsment
Meeting menedzsment
Interjútechnika
Konfliktuskezelés
Önismeret
Stressz kezelés

CONSULTING
Stratégiai tanácsadás
Kutatási központ
Mystery shopping
Próbavásárlás
Fast scan diagnosztika
Szervezetállítás kiválasztás
Értékelés fejlesztés
Outplacement
Vezetõi hatékonyság
Benchmarking
Nemzetközi trendek
Ügyfélelégedettség növelés
Online próbavásárlás
Viselkedés modellezés

ASSISTANCE
Vállalati egészségprogram
EAP csomagok
Hiányzás menedzsment
Jogi assistance
Pénzügyi assistance
1life
Szervezeti egészség
Kockázat értékelés
Egészség tudatosság
Foglalkozási megbetegedések Pszichoszociális kockázatok
Munkatársi elkötelezettség
Stressz teszt
Mediációs konzultáció
Adótanácsadás